Préambule
La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont le GIERAF et la SOGAFE (ci-après « nous ») collectent, utilisent, conservent et protègent les données personnelles des visiteurs et utilisateurs du site congres-gieraf-sogafe.org (ci-après « le Site »).
Nous nous engageons à respecter la vie privée de nos utilisateurs et à traiter leurs données dans la plus stricte transparence, en conformité avec les réglementations applicables en matière de protection des données personnelles.
Données que nous collectons
Nous collectons uniquement les données nécessaires à la bonne organisation du congrès et au fonctionnement du Site.
Données fournies directement par vous
| Contexte | Données concernées |
|---|---|
| Création de compte / Inscription | Nom, prénom, email, téléphone, pays, spécialité, institution, justificatif d'identité professionnelle, mot de passe (chiffré). |
| Soumission d'abstract | Titre, auteurs, affiliations, résumé, fichier, thème, type d'étude, déclarations éthiques. |
| Sortie de détente | Préférences alimentaires, accompagnant(e), contact d'urgence. |
| Formulaire de contact | Nom, email, téléphone (optionnel), message. |
| Newsletter | Email uniquement. |
Données collectées automatiquement
- Adresse IP et type de navigateur (pour la sécurité et la détection d'abus) ;
- Journaux techniques d'accès (horodatage, URL consultée, code de statut) ;
- Cookies strictement nécessaires et, sous réserve de votre consentement, cookies de mesure d'audience — voir notre Politique de cookies.
Finalités du traitement
Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :
- Gestion des inscriptions : confirmation, badge, accès aux sessions, ateliers pré-congrès.
- Évaluation scientifique : transmission des abstracts au comité scientifique pour relecture en aveugle.
- Communication : envoi d'informations pratiques (programme, attestation, relances), réponse à vos questions.
- Newsletter : envoi d'actualités scientifiques liées au congrès (uniquement sur inscription explicite).
- Statistiques agrégées : mesure d'audience, amélioration du Site.
- Obligations légales : comptabilité, réquisitions judiciaires, lutte contre la fraude.
Base légale
Selon la finalité, nous fondons le traitement de vos données personnelles sur l'une des bases juridiques suivantes :
- Exécution d'un contrat (inscription au congrès, réservation de la sortie) ;
- Consentement (newsletter, cookies non essentiels) ;
- Intérêt légitime (sécurité du Site, amélioration du service) ;
- Obligation légale (comptabilité, fiscalité).
Durée de conservation
| Type de donnée | Durée de conservation |
|---|---|
| Compte participant | Jusqu'à suppression par l'utilisateur. |
| Données d'inscription au congrès | 3 ans après la fin de l'édition. |
| Soumissions scientifiques | 5 ans (usage scientifique et archivistique des actes du congrès). |
| Pièces comptables et justificatifs de paiement | 10 ans (obligations comptables et fiscales). |
| Messages de contact | 2 ans. |
| Abonnés newsletter | Jusqu'à désinscription ou 3 ans d'inactivité totale. |
| Journaux techniques | 12 mois maximum. |
Destinataires des données
Vos données sont traitées par le personnel habilité du GIERAF et de la SOGAFE, ainsi que par nos prestataires techniques suivants, agissant comme sous-traitants au sens de la réglementation :
- Vercel (hébergement du Site) ;
- Back4App / Parse (base de données, authentification, stockage de fichiers) ;
- Prestataire d'envoi d'emails transactionnels (notifications d'inscription, confirmations, newsletter) ;
- Comité scientifique du congrès, pour l'évaluation anonymisée des abstracts.
Transferts hors du Gabon
Certains de nos prestataires (Vercel, Back4App) peuvent traiter des données hors du territoire gabonais, notamment aux États-Unis et en Europe. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles et les mesures de sécurité appropriées mises en place par ces prestataires.
Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données contre la perte, le détournement ou l'accès non autorisé :
- Chiffrement TLS (HTTPS) de toutes les communications ;
- Mots de passe stockés sous forme de hash salé (non réversible) ;
- Accès aux données restreint aux personnes habilitées ;
- Sauvegardes régulières ;
- Vérification d'email obligatoire avant toute action ;
- Limitation des tentatives de connexion.
Vos droits
Conformément à la législation applicable, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d'accès : obtenir une copie des données que nous détenons à votre sujet.
- Droit de rectification : corriger des informations inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve de nos obligations légales).
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement pour motifs légitimes.
- Droit à la limitation : suspendre temporairement le traitement.
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé.
- Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité des traitements antérieurs.
Pour exercer l'un de ces droits, écrivez-nous à :
Courriel : privacy@congres-gieraf-sogafe.org
Formulaire : page Contact
Nous nous engageons à répondre à toute demande sous un délai de 30 jours ouvrés.
Mineurs
Le Site et le congrès s'adressent à un public professionnel adulte (professionnels de santé, chercheurs, étudiants en médecine). Nous ne collectons pas sciemment de données relatives à des mineurs de moins de 18 ans.
Modifications
Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de confidentialité pour refléter des évolutions réglementaires, techniques ou organisationnelles. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de cette page.
En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou par un message visible sur le Site.